Aufgabe 7: PDF-Datei mit Tags erzeugen

Obgleich man mit den in Adobe InDesign eingebauten Möglichkeiten ein getaggtes PDF exportieren kann, bietet MadeToTag hierfür eine eigene Funktion.

Hierbei führt MadeToTag eine Reihe eigener Verarbeitungsschritte aus, die in dieser Form in Adobe InDesign nicht zur Verfügung stehen:

Unter anderem behebt es einige Fehler in InDesigns Exportfunktion für getaggtes PDF, und optimiert das exportierte getaggte PDF, beispielsweise durch Entfernen leerer Absätze aus der Inhaltsstruktur, Markieren aller nicht in der Inhaltsstruktur enthaltenen Objekte als Artefakte, oder Setzen der dokumentweiten Sprache.

Im MadeToTag-Fenster „Export als getaggtes PDF“ können folgende, optionale Einstellungen vorgenommen werden:

  1. Auswahl des zu exportierenden Seitenbereichs.
  2. Dokument als Montageflächen (Druckbogen) exportieren (versus als Seiten).
  3. Mit der Option Verankerte Rahmen optimieren verhindert MadeToTag, dass Texte in komplex verankerten Rahmen beim Export gerastert werden, wie es bei der Standardeinstellung geschehen kann. Beim Rastern gehen Textinhalte und Tag-Informationen verloren. MadeToTag löst beim Export die Verankerung und platziert gleichzeitig den Rahmen an die Originalposition.
  4. Inhaltsverzeichnis optimieren aktivieren. Diese Option verbessert die Tag-Vergabe für das von Adobe InDesign erstellte Inhaltsverzeichnis.
  5. Für den Export kann man auswählen, ob das PDF im barrierefreien Standard PDF/UA oder zusätzlich als PDF/A-2a für die Dokumentarchivierung erstellt werden soll. PDF/A-2a-Dateien sind gleichzeitig auch PDF/UA-konform.
  6. Mit PDF danach anzeigen lässt sich bestimmen, ob das PDF nach der Erstellung im PDF-Betrachter geöffnet wird, der standardmäßig eingestellt ist.
  7. Unter Bildhandhabung kann man diverse Einstellugen zu Bilddaten vornehmen (Zielauflösung, Art und Qualität der Komprimierung)
  8. Formularfelder optimieren erlaubt es, eine bestimmte Formularfeld-Vorlagen-PDF-Datei auszuwählen (mehr dazu im anschließenden Kapitel).
  9. Hier kann der Anwender bestimmen, ob MadeToTag eine Einzeldatei (Frontdokument) oder ein wählbares InDesign-Buch ausgeben soll.
  10. Per Klick auf die Schalfläche PDF erzeugen wird das getaggte PDF gemäß den vorgenommenen Vorgaben als PDF/UA oder PDF/A-2a exportiert.

Formularfelder optimieren

Wenn Formularfelder optimieren aktiviert ist, muss ein geeignetes Formularfeld-Vorlagen-PDF ausgewählt sein. MadeToTag verwendet dieses Vorlagen-PDF.

Für jedes Formfeld in diesem Vorlagen-PDF, mit dem gleichen Namen wie ein Formfeld im InDesign-Dokument, werden die Eigenschaften dieses Formfelds im Vorlagen-PDF in das entsprechend Formfeld der aus InDesign zu exportierenden PDF übernommen.

Um ein Vorlagen-PDF zu erstellen, wird empfohlen diese einmalig aus dem InDesign-Dokument, zusammen mit den bestimmten Formfeldern, zu exportieren.

Das exportierte PDF danach in Acrobat Pro öffnen und das Formfeld-Werkzeug mit den gewünschten Einstellungen anwenden. Das optimierte PDF-Dokument lässt sich im Anschluss als PDF-Vorlage abspeichern.

Um zum Vorlagen-PDF-Ordner zu gelangen klickt man im PopUp-Menü, das sich neben der Option „Formfelder optimieren“ befindet, auf den Eintrag Verwalten.... Dies öffnet den Ordner mit den Vorlagen-PDFs.

Beim Erweitern einer PDF-Datei durch Formfelder mit dem Ziel, dieses PDF als Vorlagen-PDF zu verwenden, können alle in Adobe Acrobat Pro verfügbaren Einstellungen verwendet werden (vom Text-Design über Optionen zum Gestalten der Textfelder, wie z.B. maximale Anzahl von Zeichen bis hin zu Aktionen, Formatierungsoptionen, Validierungen oder Kalkulationen).

Die einzigen Eigenschaften, die von MadeToTag niemals überschrieben werden, sind die Formfeldnamen und deren Position auf der Seite, alle anderen Merkmale werden aus dem Vorlagen-PDF abgeleitet.

Nach dem Export in ein getaggtes PDF empfiehlt es sich, die Inhaltsstruktur im exportierten PDF mit dem kostenlosen callas pdfGoHTML Plug-In nochmals zu überprüfen. callas pdfGoHTML setzt Acrobat 9, X oder XI unter Mac oder Windows voraus. Es wurde in einem gemeinsamen Projekt von callas software und axaio software entwickelt, und kann kostenlos von www.callassoftware.com heruntergeladen werden.

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